영국에서 직원을 채용할 때에는 근무를 시작하기 전에 근로 자격 확인(Right to Work Check)을 해야 합니다. 이는 단순히 여권이나 비자 사본을 받아두는 것이 아니라, 채용할 사람이 영국에서 해당 업무를 합법적으로 할 수 있는지 정해진 방법으로 확인하고 그 결과를 보관하는 절차입니다. 불법 고용을 막기 위한 고용주의 책임은 1997년 1월 27일부터 시행됐으며, 현재의 민사제재금 제도는 2008년 2월 29일부터 적용됐습니다.

이 제도는 불법 취업과 근로자 착취를 방지하고, 법을 지키는 기업이 불공정한 경쟁으로 피해를 보지 않도록 하기 위해 마련됐습니다. 소규모 기업이라고 예외가 되는 것은 아니며, 근로 자격이 없는 사람을 고용하고 적절한 확인도 하지 않았다면 근로자 1인당 최대 £60,000의 민사 제재금이 부과될 수 있습니다. 특히 스폰서 라이선스를 신청하는 기업은 영국 내무부(Home Office)로부터 기존 직원의 확인 기록을 요청받을 수 있고, 채용 및 인사관리 절차가 미흡하면 라이선스 신청이 거절될 수도 있으므로 미리 준비하는 것이 중요합니다.

근로 자격 확인(Right to Work Check)은 정확히 무엇을 확인하는 절차인가요?

근로 자격 확인(Right to Work Check)은 채용할 사람의 신원을 확인하고, 그 사람이 영국에서 제안받은 업무를 할 수 있는지 살펴보는 절차입니다. 영국에 합법적으로 체류하고 있다고 해서 모든 일을 할 수 있는 것은 아닙니다. 비자에 따라 일할 수 있는 시간이나 업무에 제한이 있을 수 있고, 특정 고용주를 위해서만 일할 수 있는 경우도 있습니다. 따라서 고용주는 취업 가능 여부뿐만 아니라 근로시간, 업무 범위, 허가 만료일 등도 확인해야 합니다.

이 절차를 정해진 방식으로 완료하고 증거를 보관하면, 나중에 해당 직원에게 실제로는 근로 자격이 없었다는 사실이 밝혀지더라도 민사제재금에 대한 법적 방어 근거를 확보할 수 있습니다. 이를 법정 면책 사유(statutory excuse)라고 합니다. 다만 근로 자격이 없다는 사실을 알았거나 그렇게 의심할 합리적인 이유가 있었는데도 고용했다면, 확인 기록이 있다는 이유만으로 책임을 피할 수는 없습니다.

소규모 기업도 해야 하나요? 영국인 직원도 확인해야 하나요?

근로 자격 확인(Right to Work Check)은 대기업이나 외국인 직원을 채용하는 회사에만 적용되는 절차가 아닙니다. 소규모 사업체도 적용 대상 근로자를 채용할 때 적절한 확인 절차를 갖춰야 합니다. 스폰서 라이선스가 없는 기업도 마찬가지이며, 영국인과 아일랜드인도 확인 대상에 포함됩니다.

직원의 이름이나 외모, 억양을 보고 외국인으로 보이는 사람에게만 서류를 요구해서는 안 됩니다. 영국에서 오래 살았거나 이전에 다른 회사에서 일한 경력이 있다는 이유만으로 확인을 생략해서도 안 됩니다. 채용 대상자에게 일관된 기준을 적용하는 것이 중요합니다.

또한 2026년 10월 1일부터는 제도 적용 범위가 일반적인 직원 고용관계를 넘어 일부 근로 제공 계약, 개인 하도급 및 온라인 매칭 서비스를 통한 업무 제공 관계로 확대됐습니다. 따라서 계약서에 자영업자나 하도급자로 기재되어 있다는 이유만으로 확인 대상에서 제외된다고 생각해서는 안 됩니다. 다만 모든 자영업자나 기업 간 서비스 계약이 자동으로 포함되는 것은 아니므로, 실제 계약과 업무 제공 방식을 살펴야 합니다.

언제, 어떤 방법으로 확인해야 하나요?

근로 자격 확인(Right to Work Check)은 직원이 실제로 일을 시작하기 전에 완료해야 합니다. 확인 방법은 크게 원본 서류를 직접 확인하는 방법, 영국 내무부 온라인 서비스를 이용하는 방법, 그리고 허용된 범위에서 등록된 디지털 확인 전문업체를 이용하는 방법으로 나뉩니다. 어떤 방법을 사용할지는 직원의 이민 신분과 보유한 서류에 따라 달라집니다.

예를 들어 영국인이나 아일랜드인은 인정되는 여권 등을 이용해 확인할 수 있습니다. 반면 전자비자(eVisa) 소지자의 경우에는 고용주가 영국 내무부의 온라인 서비스를 통해 확인해야 합니다. 일반적인 서류나 온라인 서비스로 확인하기 어려운 일부 상황에서는 고용주 확인 서비스(Employer Checking Service, ECS)를 이용해야 합니다.

생체정보 체류허가증이 폐지된 지금은 근로 자격을 어떻게 증명하나요?

과거에는 실물 생체정보 체류허가증(Biometric Residence Permit, BRP)을 통해 이민 신분을 확인하는 경우가 많았습니다. 현재는 전자비자를 통해 이민 신분과 체류 조건을 확인하는 방식으로 전환됐으며, 만료된 생체정보 체류허가증(BRP) 사본만으로는 근로 자격 확인(Right to Work Check)을 완료할 수 없습니다.  

전자비자 소지자는 자신의 영국 비자·이민국(UK Visas and Immigration, UKVI) 계정에서 근로 자격 증명용 공유 코드(share code)를 발급받아 고용주에게 제공할 수 있습니다. 고용주는 이 공유 코드와 직원의 생년월일을 이용해 영국 내무부 온라인 서비스를 직접 조회해야 합니다. 직원이 휴대전화로 전자비자 화면을 보여주거나 화면 사진을 보내주는 것만으로는 충분하지 않습니다.

체류 기간 연장 신청이나 불복 절차가 진행 중인 경우에는 일반적인 온라인 조회가 어려울 수 있습니다. 이러한 경우에는 고용주 확인 서비스(ECS)를 이용해야 할 수 있으며, 해당 서비스에서 발급하는 긍정적 자격 확인 통지서(Positive Verification Notice, PVN)를 통해 근로 자격을 확인할 수 있습니다. 이 통지서는 고용주에게 통상 6개월 동안의 법정 면책 사유를 제공합니다.

원본 서류를 직접 확인할 때에는 어떻게 해야 하나요?

수동 확인을 할 때에는 먼저 영국 내무부가 인정하는 원본 서류를 받아야 합니다. 직원이 이메일로 보낸 여권 스캔본이나 휴대전화에 저장된 사진만 보고 확인을 마쳐서는 안 됩니다. 화상통화로 본인 여부를 확인하는 경우에도 고용주가 원본 서류를 직접 가지고 있어야 합니다. 다만 국가보험번호(National Insurance number) 증빙 등 일부 자료에는 별도의 허용 기준이 적용됩니다.

원본을 받으면 사진이 실제 직원과 일치하는지, 생년월일 등 인적사항이 맞는지, 위조되거나 변조된 흔적이 없는지 살펴야 합니다. 체류 및 근로허가가 유효한지, 제안한 업무를 할 수 있는지도 확인해야 합니다. 서류마다 이름이 다르다면 혼인증명서 등 이름이 달라진 이유를 설명할 수 있는 자료를 확인하고 함께 보관해야 합니다.

확인이 끝나면 필요한 부분을 선명하게 복사하거나 전자 파일로 저장하고, 실제 확인한 날짜를 명확하게 기록해야 합니다. 여권은 사진이 있는 면만 무조건 복사하는 것이 아니라, 인적사항과 근로 권리를 확인하는 데 필요한 관련 페이지를 포함해야 합니다. 사본에 날짜만 적기보다는 ‘근로 자격 확인(Right to Work Check) 실시일’이라고 표시해 그 날짜의 의미를 분명히 하는 것이 좋습니다.

어떤 서류를 수동 확인에 사용할 수 있나요?

사용할 수 있는 서류는 영국 내무부가 정한 서류 목록 A(List A)와 서류 목록 B(List B)에 나와 있습니다. 서류 목록 A는 적절하게 확인하면 일반적으로 고용기간 동안 계속되는 법정 면책 사유를 제공하는 서류를, 서류 목록 B는 일정 기간 동안의 법정 면책 사유를 제공하는 서류를 다룹니다.

대표적으로 영국 시민임을 보여주는 영국 여권이나 아일랜드 시민임을 보여주는 아일랜드 여권 또는 여권 카드가 인정됩니다. 수동 확인에서는 이러한 여권이 만료됐더라도 인정될 수 있지만, 모서리가 잘리는 등 취소된 여권은 사용할 수 없습니다. 영국 출생·입양증명서나 영국 시민권 등록·귀화증명서는 단독으로 충분하지 않으며, 이름과 영구 국가보험번호가 표시된 지정된 공식 자료를 함께 확인해야 합니다.

일부 유효한 여권의 체류허가 표시나 지정된 이민 신분증명서(Immigration Status Document)도 정해진 조건에 따라 사용할 수 있습니다. 다만 모든 여권이나 비자 관련 서류가 인정되는 것은 아니며, 일부 서류는 고용주 확인 서비스(ECS)의 긍정적 자격 확인 통지서(PVN)가 함께 있어야 합니다. 따라서 서류를 받았다는 사실만으로 확인을 끝내지 말고, 해당 서류가 인정되는 종류인지와 추가 자료가 필요한지를 확인해야 합니다.

여권과 전자비자 사본만 보관하면 충분한가요?

충분하지 않습니다. 중요한 것은 직원의 서류를 가지고 있다는 사실이 아니라, 정해진 방법으로 근로 자격 확인(Right to Work Check)을 실시했다는 증거가 있는지입니다. 전자비자 소지자의 경우에는 고용주가 온라인 서비스를 직접 조회하고, 조회 결과에 나온 사진이 실제 직원과 일치하는지와 해당 업무를 할 수 있는지를 확인해야 합니다.  

따라서 여권 사본, 전자비자 화면 사진, 비자 승인 이메일 또는 공유 코드만 보관하는 것으로는 충분하지 않습니다. 고용주가 실제로 조회한 온라인 확인 결과와 확인일을 보관해야 합니다. 서류를 많이 모아두는 것보다 올바른 절차를 거치고 그 증거를 남기는 것이 중요합니다.

영국 내무부 온라인 서비스에서는 무엇을 확인하고 저장해야 하나요?

고용주는 직원이 제공한 근로 자격 증명용 공유 코드와 생년월일을 이용해 영국 내무부의 ‘공유 코드를 이용한 구직자 근로 자격 확인(Check a job applicant’s right to work: use their share code)’ 서비스를 조회해야 합니다. 조회 과정에서 고용주 또는 사업체 이름을 정확하게 입력하고, 해당 직원이 해당하는 업무를 할 수 있는지, 근로시간이나 업무에 제한이 있는지, 허가가 언제까지 유효한지를 확인해야 합니다.

조회 결과에 나온 사진이 실제 직원과 같은 사람인지 대면 또는 화상통화 등 허용된 방법으로 확인하는 절차도 필요합니다. 확인 후에는 사진과 확인일이 포함된 결과 화면을 전자문서 형식(PDF)이나 웹페이지 형식(HTML)으로 저장해 안전하게 보관해야 합니다.

학생비자 소지자처럼 근로시간에 제한이 있는 경우에는 온라인 확인 결과를 저장하는 것만으로는 관리가 끝나지 않습니다. 교육기관의 학기 및 방학 일정을 확인하고, 실제 근무 시간이 허용 범위를 넘지 않도록 관리해야 합니다.

디지털 기술을 이용한 신분증 확인은 무엇이며, 어떻게 활용하나요?

디지털 신분증 확인 기술(Identity Document Validation Technology, IDVT)은 여권 등 신분증이 진짜인지, 그리고 이를 제출한 사람이 실제 신분증의 주인인지 디지털 방식으로 확인하는 기술입니다. 고용주는 허용된 서류와 대상에 대해 이러한 기술을 사용하는 전문업체의 서비스를 근로자격 확인(Right to Work Check)에 활용할 수 있습니다.

다만 일반적인 온라인 본인확인 서비스를 이용하는 것만으로 법적 요건이 충족되는 것은 아닙니다. 2026년 10월 1일부터 적용되는 체계에서는 디지털 신원 및 속성 담당기관(Office for Digital Identities and Attributes, OfDIA) 등록부에 근로자격 확인 서비스 제공자로 등록된 업체를 이용해야 합니다. 이러한 업체를 근로 자격 디지털 확인 서비스 제공업체(Right to Work Digital Verification Service Provider, RtW DVSP)라고 합니다.

등록된 업체는 허용되는 영국·아일랜드 여권과 아일랜드 여권 카드 등을 확인할 수 있으며, 정해진 요건에 따라 만료 후 6개월 이내인 서류도 사용할 수 있습니다. 이는 원본 서류를 직접 확인하는 수동 방식의 기준과 다르므로 두 방식을 혼동하지 않아야 합니다.

전문업체를 이용하더라도 고용주의 책임이 없어지는 것은 아닙니다. 고용주는 확인 결과의 사진과 인적사항이 실제 채용 대상자와 일치하는지 살펴보고, 필요한 정보가 포함된 결과를 보관해야 합니다. 특히 전자비자 소지자에게 필요한 영국 내무부 온라인 확인을 일반적인 디지털 신분증 확인으로 대신해서는 안 됩니다.

확인한 서류와 결과는 얼마나 오래 보관해야 하나요?

근로 자격 확인(Right to Work Check) 기록은 직원의 재직 기간 전체와 퇴사 후 2년 동안 안전하게 보관한 뒤 안전하게 폐기해야 합니다. 원본 서류를 직접 확인했다면 해당 사본과 확인일 기록을, 온라인으로 확인했다면 사진과 확인일이 포함된 결과 화면을 보관해야 합니다. 디지털 확인 전문업체를 이용한 경우에는 요구되는 정보가 포함된 확인 결과를 보관해야 합니다.

원본 확인이 필요하다는 말이 직원의 여권 원본을 회사가 계속 보관해야 한다는 뜻은 아닙니다. 핵심은 적절하게 확인한 사본과 확인 증거를 남기는 것입니다. 보관 방식도 중요하므로, 기록을 필요할 때 찾을 수 있도록 정리하면서 개인정보가 불필요하게 노출되지 않도록 관리해야 합니다.

입사할 때 한 번 확인하면 이후에는 다시 확인하지 않아도 되나요?

직원의 체류 및 근로 허가에 따라 다릅니다. 기간이 제한된 근로허가를 가진 경우에는 일반적으로 허가가 만료되기 전에 후속 확인을 해야 합니다. 고용주 확인 서비스(ECS)의 긍정적 자격 확인 통지서(PVN)를 받은 경우에는 통상 6개월의 유효기간을 관리해야 합니다. 반면 서류 목록 A에 따라 지속적인 법정 면책 사유를 확보한 경우에는 일반적으로 정기적인 재확인이 필요하지 않습니다.  

따라서 모든 직원에게 매년 같은 서류를 제출하도록 하기보다는, 각 직원의 확인 결과에 따라 재확인이 필요한 날짜를 관리하는 것이 적절합니다. 유럽연합 정착제도(EU Settlement Scheme, EUSS)의 예비 정착 지위(pre-settled status)처럼 별도 지침이 적용되는 경우도 있으므로, 체류 기간이 표시돼 있다는 이유만으로 모든 사람에게 같은 기준을 적용해서는 안 됩니다.

확인을 하지 않으면 어떤 불이익이 있나요?

근로 자격이 없는 사람을 고용하고 적절한 확인도 하지 않았다면 근로자 1인당 최대 £60,000의 민사 제재금이 부과될 수 있습니다. 또한 근로 자격이 없다는 사실을 알았거나 그렇게 믿을 합리적인 이유가 있었는데도 고용했다면 최대 5년의 징역형과 무제한 벌금이 적용될 수 있습니다.

다만 확인 기록이 없다는 이유만으로, 실제 근로 자격이 있는 직원을 고용한 경우에도 이러한 민사제재금이 자동으로 부과되는 것은 아닙니다. 불법 고용에 대한 책임과 확인 기록의 미비는 구분해야 합니다. 그렇더라도 기록이 없으면 적법한 확인을 했다는 사실을 입증하기 어렵고, 스폰서 라이선스 심사나 관리 과정에서는 별도의 문제가 될 수 있습니다.

스폰서 라이선스를 신청할 때 왜 특히 중요한가요?

영국 내무부는 스폰서 라이선스 신청 기업이 외국인 직원을 후원할 수 있는 인사관리 체계를 갖추고 있는지 살펴봅니다. 여기에는 기존 직원의 근로 자격 확인(Right to Work Check)을 적절하게 실시했는지, 관련 기록을 보관하고 있는지, 필요한 후속 확인을 관리할 수 있는지도 포함될 수 있습니다. 심사 과정에서 직원 기록이나 추가 자료를 요청받을 수 있고, 경우에 따라 현장 방문 등의 방식으로 확인이 이뤄질 수 있습니다.

따라서 앞으로 채용할 외국인 직원의 비자만 준비하면 된다고 생각해서는 안 됩니다. 기존 직원의 확인 기록과 채용 절차도 점검해야 합니다. 적절한 관리 체계를 보여주지 못하면 라이선스 신청이 거절될 수 있으며, 이미 라이선스를 보유한 기업도 위반 내용에 따라 등급 하향, 정지 또는 취소 등의 조치를 받을 수 있습니다.

고용주는 무엇부터 준비해야 하나요?

근로 자격 확인(Right to Work Check)의 핵심은 근무 시작 전에 적절한 방법으로 확인하고, 그 날짜와 결과를 보관하며, 필요한 경우 정해진 시점에 다시 확인하는 것입니다. 여권이나 전자비자 사본을 받아두는 것만으로는 충분하지 않습니다. 특히 스폰서 라이센스를 신청하려는 기업은 기존 직원의 기록을 먼저 점검하고, 채용 담당자가 어떤 확인 방법을 사용해야 하는지와 어떤 자료를 남겨야 하는지 이해하도록 준비해야 합니다. 이러한 절차를 일상적인 채용 및 인사관리에 포함하면 불법 고용 위험을 줄이고, 영국 내무부의 자료 요청에도 보다 체계적으로 대응할 수 있습니다.

근로 자격 확인(Right to Work Check)의 의미와 실시 방법, 관련 준수 의무 또는 기타 영국 이민 문제에 관한 전문적인 조언과 도움이 필요하시면 020 8365 6219로 연락하시거나 메시지를 남겨 주시기 바랍니다.